Pro-forma, Pro forma, Proforma, P.I…. cuando tratamos con clientes internacionales vemos que este documento es llamado de múltiples formas e incluso no nos resulta raro ver casos en la que algunos la llaman Preforma o como un cliente nuestro que siempre nos pedía que le enviáramos la “reforma.
Bromas aparte, siempre he comentado en el desarrollo de mi actividad profesional o de docencia en los diferentes Máster de comercio exterior que he impartido, que el gran problema que tiene este documento es el de se lleve aparejado el nombre de “factura o invoice”. Y siempre he defendido que hubiera sido mejor que se le denominara “Contrato Proforma”.
Muchos profesionales iniciales la relación comercial internacional sin la emisión de este documento que entiendo es vital para que los pedidos minoricen al mínimo las confusiones, malentendidos y lo que es más importante que una de las partes utilice eso tan popular de “donde dije digo, digo Diego”.
Cuántas veces hemos enviado un pedido a un cliente habitual y al llegar éste nos indica que esas no eran los productos acordados, no eran las cantidades o qué el precio era otro diferente. Problemas que siempre procuramos solucionar con mano izquierda intentando evitar no perder un cliente.
El anecdotario de este tipo de situaciones que en visto en diferentes casos reales es increíble y eso me ha llevado a tratar este tema públicamente
Con una proforma bien hecha, siguiendo un proceso de emisión donde estén incluidos todos los puntos importantes y relevantes para llevar a buen término esa relación comercial, vamos a conseguir evitar problemas, ahorrar tiempo y lo más importante que no se dañen las relaciones comerciales con nuestro cliente.
La proforma para tener la fuerza de un contrato debe tener en cuenta las siguientes cuestiones:
- Se debe cumplir un procedimiento de emisión basado en unos pasos a seguir.
- Debe incluir cláusulas obligatorias.
- Podemos incluir Cláusulas adicionales aclaratorias.
La Proforma es válida para ser aplicada al 100% de las operaciones comerciales internacionales cotidianas y también es verdad que muchas veces las emitimos de una manera genérica sin tener en cuenta la cantidad de problemas que pueden derivarse de ello.
Si quieres ver comprobar cómo se debe hacer una proforma en condiciones, te invito a que visites nuestro curso teórico práctico de cómo hacerlo.
Un curso que te permitirá, en unas 10 horas aprender todos los puntos imprescindibles para evitar dolores de cabeza con clientes o proveedores y que incluye la supervisión de vuestra plantilla de proforma por parte de un profesional en este campo.